Kuidas osta projekteerimisteenust? 10.07.2013

 Paljudel ettevõtetel ja ettevõtjatel tuleb aeg-ajalt ette vajadus osta projekteerimisteenust. Olgu tegemist tootmisettevõttega, kellel küll oma inseneride meeskond on olemas, kuid töökoormus kasvab ajuti nii kõrgeks, et oma jõududega ei suudeta toime tulla. Või oled tulnud uue toote ideele, mille elluviimiseks insneri palkamine ei pruugi osutuda mõttekaks. Kuidas osta inseneriteenust nii, et iga investeeritud Euro kasutus oleks maksimaalselt tõhus?

1.       Lähteülesanne

Öeldakse, et vastus küsimusele saab olla vaid nii hea, kui hästi  on formuleeritud küsimus. Sama reegel kehtib ka inseneriülesannete puhul. Ülesande sisu võimalikult täpne ning üheselt mõistetavalt kirjeldamine  võib reaalse projekteerimistöö mahtu ja maksumust vähendada poole võrra või rohkemgi. Samuti loob korrektse lähteülesande olemasolu võimalused hinnata projekti edukust pärast selle lõppemist- kas seade, mis sai projekteeritud lahendab minu probleemi? Kas ta vastab minu nõudmistele? Loomulikult on projekti algfaasis keeruline ette näha kõiki nüansse ning lähteülesanne võib töö teostamise ajal muutuda, mis on täiesti normaalne. Kuid sellisel juhul toimuvad muutused meie poolt kontrollitud keskonnas, mistõttu kontrollime muutusi meie mitte muutused ei kontrolli meid (viidates siinkohalt F.Covey proaktiivne käitumine vs reaktiivne käitumine).

2.       Inseneribüroo valimine

Järgmiseks sammuks on töö teostaja valimine. Kust ma leian sobiva büroo, kellelt üldse hinnapakkumist küsida? Mille põhjal ma valiku langetan? Kuidas on minu ärisaladus kaitstud? Kui palju see maksab?

Vähemalt täna on internetis sobivat inseneribürood leida keeruline – inseneribüroode kodulehed on levinumate otsingumootorite jaoks keeruliselt leitavad ning paljudel vabakutselistel inseneridel koduleht puudub sootuks. Kui endal ühegi bürooga kontakte ei ole, tasub küsida soovitusi masinaehitussektoris tegutsevatelt tuttavatelt kuna eriti Eesti masinatööstussektoris kehtib reegel, et „kõik tunnevad kõiki“. Kui Sul ei ole juba välja kujunenud inseneribürood, kellega koostöö sujub ning keda Sa täielikult usaldad, tasub  projekti lähteülesanne saata mitmesse bürosse. Esimene indikaator võimaliku koostöö sujuvusest on hinnapäringule reageerimine. Kui on tegemist vähegi keerulisemat sisuga ülesandega, võtab inseneribüroo Sinuga ühendust ning pakub võimalust reaalselt kohtuda ning projekti sisu läbi arutada. Siit jõuame teise indikaatorini: ülesande sisust aru saamine. Kui lähteülesande kohta ei saabu mitte ühtegi täiendavat küsimust vaid esitatakse kohe hinnapakkumine, näeksin mina ohumärki sellele, et ülesande sisusse ei ole piisavalt süvenetud või ei ole ülesande sisust aru saadud, mistõttu on suur risk, et töö tulemus ei pruugi vastata loodetud tulemusele. Kolmandaks tasub uurida büroo varasemaid kokkupuuteid sarnaste projektidega kuna õpitakse ju vigadest. Mida rohkem on bürool sarnaste lahenduste väljatöötamise kogemusi, seda tõenäolisem on, et suudetakse adekvaatselt hinnata projekti eelarvet ja ajagraafikut, suudetakse näha riske ning osatakse neid vältida. Kuigi peame oma projektiga suutma ka kasumit teenida, soovitaksin projekti hinnale pöörata tähelepanu kõige viimasena. Ei ole kasu odava hinnaga kokku lepitud projektist, mis mitte kunagi valmis ei saa. Samuti ei ole kalleim hind garantiiks, et projekt saab edukalt lõpule viidud. Suuresti taandubki inseneribüroo valmine sellele, kui usaldusväärse mulje  suudetakse jätta: kas minuga mõeldakse kaasa, kas ülesande sisu osatakse peegeldada, kas osatakse näha projekti riske ning juhtida minu tähelepanu asjaoludele, mille peale ma ise pole osanud tullagi, kuidas on kaitstud ärisaladused. Riskide maandamiseks oleks soovitav suuremad projektid jagada väiksemateks osadeks kuna töö mahu suurendes suureneb ka määramatus ning isegi vanarahvas tavatses öelda, et suur tükk ajab suu lõhki. Üks lihtsamaid jaotusi oleks projekt sooritada kahes osas: a)eskiisprojekteerimine b)detailprojekteerimine.  Keerulisemate ja mahukamate projektide puhul võib etappe lisanduda.

3.       Projekti teostamine

Kuigi me oleme koostanud korrektse lähteülesande ning oleme veendunud, et inseneribüroo on sellest korrektselt aru saanud, siis vähemalt esimeste koostööprojektide puhul oleks soovitav perioodiliselt kohtuda ning projekti kulgemisest ülevaadet küsida. Samuti on sel viisil võimalik anda projekti ka endapoolne panus, kuna tihti on klient oma valdkonna spetsialist ning insner on tehnika ala spetsialist ning projekti edukus sõltub sellest, kui hästi suudetakse need kaks valdkonda omavahel siduda. Insener võib olla küll väga kogenud, kuid ta ei pruugi teada, kuidas kommitehases moos kommi sisse saab. Tihe infovahetus on oluline just projekti alguses. Kui põhimõtteliste lahendustes on jõutud kokkuleppele, võib infovahetuse intervalli vähendada kuna projekti edenedes muutub kliendi roll aktiivsest kaasamõtleja rollist kontrollija rolliks. Samuti on hea, kui keegi kolmas inseneri tööd ka sisuliselt kontrolliks. Seda nii väljatöötatud lahenduste toimivuse, tehnoloogilisuse kui ka jooniste vormistamise seisukohalt. Mida varem võimalikud möödalaskmised leitakse, seda odavam on nende kõrvaldamine

4.       Projekti lõpetamine

Projekti lõpetamisel tuleks lõplikult kontrollida projekti tulemi vastavust lähteülesandele. Kas projekteeritud lahendus lahendab lähteülesandes kirjeldatud probleemi?  Kas  projekti käigus on tulnud ette vajadust korrigeerida lähteülesannet? Kas projekteeritud lahendused on tehnoloogilised ja kas tootmisdokumentatsioon on korrektselt vormistatud? Reeglina antakse tänapäeval dokumentatsioon üle digitaalselt, enamasti .pdf formaadis.

< tagasi